La digitalizzazione dei processi aziendali necessaria per una maggiore produttività

Cos’è davvero la digitalizzazione dei processi aziendali e perché diventa sempre più importante? Ecco quello che bisogna sapere sull’argomento e come mai la dematerializzazione è oramai fondamentale non solo per la pubblica amministrazione, ma anche per le aziende private.

Fino a qualche anno addietro sembrava impossibile immaginare un ambiente di lavoro dominato dalla fluidità ed efficienza, in cui poter scambiare informazioni in tempo reale e reperire con pochi clic i documenti. Oggi tutto questo si può concretamente attuare grazie alla digitalizzazione dei processi aziendali, che non si limita alla sola trasformazione dei documenti cartacei.

Il processo, basato su tecnologie hardware e software di ultima generazione e sviluppate nel pieno rispetto delle norme giuridiche di settore, mira alla sostituzione dei supporti convenzionali di archiviazione a favore di quelli digitali. Tuttavia, allo stesso tempo, la digitalizzazione permette anche di realizzare un contesto lavorativo dinamico in cui vengono drasticamente abbattute le possibilità di commettere errori.

Bisogna precisare che la digitalizzazione abbraccia tutta la realtà dell’azienda: dal ciclo di produttivo, fino alla contrattualistica, per toccare i rapporti con i clienti, le risorse umane, gli ordini e la logistica. In questo modo si aumenta la produttività, vengono ottimizzati i tempi e ridotti i costi di gestione.

Perché passare alla digitalizzazione dei processi aziendali ?

I vantaggi che ne derivano sono numerosi. Per prima cosa occorre considerare che l’accesso ai documenti sarà immediato da qualsiasi dispositivo e computer connessi alla rete aziendale. Creando una versione digitale dei documenti verrà memorizzato l’intero testo, quindi quando ad esempio occorre trovare tutti i file che riguardano un determinato cliente o progetto basta avviare una ricerca impostando i filtri per visualizzare ciò che serve in maniera immediata. Le informazioni così reperite diventano elementi preziosi a scopo di marketing, il più delle volte sono utili per elaborare campagne ad hoc di controllo e gestione.

Passare alla digitalizzazione vuol dire adottare uno speciale software che permette di eliminare le perdite di tempo dovute alla gestione della documentazione. Il programma riesce a scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento, oltre file di testo, immagini, video e ogni altro contenuto attraverso l’uso di determinati algoritmi.

In questa maniera sarà possibile assicurare la piena legalità e autenticità di ogni documento. Del resto la conservazione digitale non riguarda le sole fatture, scritture contabili o ricevute, ma abbraccia l’intera documentazione dell’azienda. Grazie all’apposizione della firma digitale, oltre che della marcatura temporale, sarà possibile rendere i contenuti pienamente validi dal punto di vista giuridico.

La gestione cartacea dei documenti è oramai insostenibile anche per uno staff altamente efficiente, esperto e qualificato. I processi tradizionali sono molto onerosi e lunghi ma possono generare anche errori, più o meno seri e rilevanti, che compromettono l’immagine aziendale.

Cambiare la propria azienda è possibile e più semplice di quanto si potrebbe pensare. Basta puntare su una gestione digitale di qualità e basata sul pieno rispetto della normativa nazionale ed europea. A questo riguardo le soluzioni proposte da Savino Solution, per la digitalizzazione dei processi aziendali, che si rivolgono a tutte le aziende, permetteranno non solo di abbattere i costi relativi ai supporti cartacei, ma garantiranno un inevitabile aumento della produttività, maggiore snellezza, affidabilità e massima sicurezza.